Tu evento no necesita un hotel: necesita el espacio adecuado
Durante años, organizar un evento empresarial parecía seguir un recorrido casi automático. Había que reunir a varias decenas de personas, hacer una presentación, impartir una formación o celebrar una jornada profesional y una de las primeras opciones que aparecía sobre la mesa era reservar un hotel. Tenía lógica: ofrecía espacios amplios, servicios complementarios y una infraestructura que permitía concentrar buena parte de la organización en un mismo lugar.
Pero las empresas han cambiado y también lo han hecho sus eventos. Hoy podemos organizar una presentación para veinte clientes, una formación para cuarenta empleados, un examen para un grupo numeroso de alumnos o una reunión estratégica para diez directivos. Son situaciones completamente diferentes y, sin embargo, seguimos tendiendo a buscar el espacio empezando por el tipo de establecimiento en lugar de preguntarnos qué necesita realmente el encuentro.
Cuando buscamos salas para eventos, quizá esa debería ser precisamente la primera pregunta. No dónde se celebran normalmente este tipo de actos, sino qué tiene que ocurrir allí para que el nuestro funcione.
Antes de elegir salas para eventos, piensa qué va a suceder dentro
Dos eventos con cincuenta asistentes pueden necesitar espacios completamente distintos.
Si esas cincuenta personas van a escuchar una conferencia, probablemente interese una disposición tipo teatro que facilite la visibilidad y permita aprovechar correctamente la sala. Si van a participar en una formación, necesitaremos mesas, espacio para trabajar y posiblemente una configuración tipo aula. Si el objetivo es favorecer una conversación entre los participantes, ninguna de las dos distribuciones anteriores será necesariamente la mejor.
Parece evidente, pero es relativamente frecuente empezar una búsqueda preguntando cuántas personas caben en una sala.
El aforo importa, por supuesto, pero solo resuelve una parte del problema. También hay que pensar qué harán los asistentes durante esas horas, qué equipamiento utilizará el ponente, si habrá participación, si necesitamos proyectar contenidos o si algunas personas se conectarán a distancia.
Por eso, una de las características más interesantes de una sala para eventos empresariales es su capacidad para transformarse.
Una sala de 100 m² no siempre es la misma sala
El espacio físico puede ser idéntico y ofrecer experiencias completamente diferentes dependiendo de cómo se configure.
Una disposición en teatro concentra la atención en el ponente. Una configuración en U facilita la conversación. El formato aula resulta especialmente apropiado cuando los participantes necesitan tomar notas o trabajar con documentación, mientras que una mesa imperial puede encajar mejor en determinadas reuniones empresariales.
En Galia Puerto las salas pueden configurarse en formatos como aula, teatro, U o mesa imperial, dependiendo de las necesidades del evento. Además, los espacios disponibles abarcan desde los 15 hasta los 360 m², lo que permite adaptar el tamaño al tipo de encuentro en lugar de intentar adaptar el encuentro a una sala predeterminada.
Esta flexibilidad es especialmente relevante para eventos corporativos pequeños y medianos, donde sobredimensionar el espacio puede resultar tan incómodo como quedarse corto.
El evento de 30 personas no necesita sentirse vacío
Tendemos a pensar que cuanto mayor sea el espacio, mejor será el evento.
No siempre funciona así.
Una presentación para treinta personas en una sala diseñada para varios cientos puede transmitir una sensación de baja asistencia incluso cuando han acudido todos los invitados previstos. La distancia entre participantes aumenta, se pierde cierta proximidad con el ponente y puede resultar más difícil generar conversación.
En el extremo contrario, una sala demasiado ajustada puede provocar incomodidad, dificultar los movimientos y hacer que cualquier incidencia resulte mucho más evidente.
Elegir entre diferentes salas para eventos permite buscar una proporción adecuada entre asistentes, actividad y espacio disponible.
No necesitamos la sala más grande que podamos permitirnos. Necesitamos aquella en la que nuestro evento tenga sentido.
La tecnología debería estar decidida antes de que llegue el primer invitado
Hay algo capaz de hacer eternos los minutos anteriores a una presentación: descubrir que el ordenador no conecta, que el micrófono no funciona como esperábamos o que el contenido no se visualiza correctamente.
La tecnología de un evento suele pasar completamente desapercibida cuando funciona bien. Precisamente ese debería ser el objetivo.
Por eso conviene saber con antelación si vamos a necesitar proyección, pantallas, sonido, micrófonos, conexión wifi o participación a distancia. No todos los eventos requieren el mismo despliegue técnico y contratar o improvisar cada elemento por separado puede complicar innecesariamente la organización.
Las salas de Galia Puerto cuentan con equipamiento que incluye videoproyector, pizarra, pantalla motorizada, megafonía, ordenador portátil, micrófonos inalámbricos de mano y solapa, grandes pantallas laterales, escenario con tarima, atril y conexión wifi. También dispone de una sala VIP equipada para videoconferencia.
Aquí encontramos otra diferencia importante: al valorar el alquiler de salas para eventos, no conviene comparar únicamente metros cuadrados y precio. Hay que comprobar también qué tendremos que añadir después.
Organizar un evento significa gestionar mucho más que una sala
Quien ha organizado alguno sabe que reservar el espacio suele ser solamente el principio.
Puede hacer falta catering, personal de apoyo, traducción o equipamiento especial. Después aparecen cuestiones aparentemente menores que dejan de serlo cuando se acerca el día: cómo llegan los asistentes, dónde aparcan o qué ocurre si necesitamos modificar algún aspecto del montaje.
Cuantos más proveedores independientes intervienen, más coordinación necesita la empresa organizadora.
Por eso, disponer de servicios complementarios asociados al espacio puede simplificar considerablemente la preparación. Galia Puerto ofrece la posibilidad de complementar los eventos con servicios como catering, azafatas, traducción o equipos especiales y cuenta, además, con más de 500 plazas de aparcamiento en superficie para visitantes.
Ese último aspecto puede parecer secundario cuando organizamos el evento desde un ordenador. Para quien llega ese día en coche y tiene que encontrar dónde dejarlo, probablemente no lo sea.
¿Realmente necesitas alojamiento?
Esta es probablemente la pregunta que mejor explica el título de este artículo.
Un hotel resulta una solución lógica cuando buena parte de los asistentes vienen de otras ciudades y necesitan alojamiento. También puede serlo para determinados congresos o encuentros que combinan diferentes actividades durante varios días.
Pero no todos los eventos empresariales responden a ese modelo.
Una formación de una mañana, una presentación comercial, una jornada profesional, una reunión corporativa o un examen presencial tienen necesidades diferentes. Si nadie va a dormir allí, quizá el alojamiento no debería ser el elemento que determine dónde celebramos el evento.
En esos casos cobra más sentido comparar salas para eventos atendiendo a la ubicación, tamaño, configuración, tecnología, accesibilidad y servicios que realmente vamos a utilizar.
El espacio deja así de ser una consecuencia del tipo de establecimiento y pasa a elegirse específicamente para la actividad.
Una formación no es una conferencia, aunque tengan los mismos asistentes
Esta diferencia merece especial atención.
Imaginemos que reunimos a sesenta personas para escuchar una presentación de una hora. Ahora pensemos en esas mismas sesenta personas realizando un examen durante tres horas.
El número no ha cambiado. Todo lo demás, sí.
Necesitaremos otra distribución, superficies sobre las que trabajar, mayor separación, comodidad durante más tiempo y probablemente una logística diferente.
En Galia Puerto, universidades y escuelas de negocio de diferentes puntos de España utilizan sus aulas de formación para realizar exámenes presenciales. Es un buen ejemplo de cómo el uso previsto debería condicionar la elección y configuración de la sala.
Por eso preguntar únicamente por el aforo puede ser insuficiente. Explicar qué vamos a hacer suele ser mucho más útil.
Alquiler de salas para eventos en Sevilla: empieza por cinco preguntas
Antes de reservar un espacio, merece la pena tener claras cinco cuestiones: cuántas personas asistirán, qué van a hacer durante el evento, qué distribución facilitará esa actividad, qué tecnología será necesaria y qué servicios complementarios necesitaremos.
Con esas respuestas resulta mucho más sencillo determinar el espacio adecuado.
También permite evitar contratar recursos que no vamos a utilizar o descubrir demasiado tarde que falta algo esencial.
En Galia Puerto existen salas para eventos en Sevilla desde 15 hasta 360 m², incluyendo dos salas diáfanas de usos múltiples de hasta 360 m², una sala VIP con videoconferencia y tres salas destinadas a eventos, conferencias, presentaciones o formación. Los espacios son configurables en función de las necesidades de cada actividad.
La clave no está, por tanto, en encontrar una sala y adaptar después el evento a ella. Está en hacer justamente el recorrido contrario.
Tu evento necesita un espacio que trabaje a su favor
Un buen espacio no convertirá una presentación mediocre en una gran presentación ni conseguirá que una formación poco interesante se vuelva memorable. Pero sí puede eliminar muchos de los obstáculos que dificultan que un evento funcione como estaba previsto.
Una sala proporcionada al número de asistentes genera una sensación diferente. Una distribución adecuada facilita la actividad. Una tecnología que funciona evita interrupciones y unos servicios bien coordinados permiten que el organizador dedique más atención a las personas y menos a resolver incidencias.
Por eso, la próxima vez que una empresa tenga que organizar una presentación, una formación, una conferencia o un encuentro profesional, quizá no debería empezar preguntándose en qué hotel celebrarlo.
La pregunta puede ser bastante más sencilla: ¿qué necesita realmente nuestro evento?
Cuando tenemos clara la respuesta, encontrar el espacio adecuado resulta mucho más fácil.
Si estás pensando en organizar un evento, contacta con nosotros.
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