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Control de gastos: Inventario de oficina

Controlar el gasto y optimizar el uso, es necesario para poder trabajar con comodidad y a la vez reponer los distintos materiales antes de que se agoten.

¿Para qué sirve el inventario de material de oficina?

Con el inventario de material logramos tener una descripción pormenorizada de aquellos elementos que constituyen parte del patrimonio de la empresa.

¿Qué se anota en el inventario?

En un inventario los objetos a anotar aparecen estructurados y agrupados a partir de características comunes.

Anotamos cuántas unidades de activos hay de cada objeto que queramos anotar. Como, por ejemplo, número de ordenadores, impresoras, aunque también puedes anotar material como pos-it, etc.

Además, si tu empresa se dedica a la venta es aún más importante realizar este inventario porque así tendrás controlado el stock de producto. Esto te ayudará a que reponer existencias sea más fácil.

¿Cómo hacer un inventario de oficina?

Para llevar un control exhaustivo del material de oficina lo primero es crear un inventario.

Elige el soporte.
Puedes realizarlo en cualquier formato, una hoja de Excel es perfecta para ello. También puedes encontrar software especializados en el mercado si necesitas un mayor control o tienes muchos productos.

Sólo pon la información importante.
Antes de empezar a rellenarlo, debes pararte a pensar qué información es la que realmente vas a necesitar. De nada sirve que llenes campos si luego no aportan valor al inventario. Como idea puedes anotar números de referencias, costes, unidades, etc.

Mantén actualizado el inventario.
Si no usas un software específico que te reste o sume los objetos, deberás establecer un sistema para mantenerlo actualizado. La periodicidad la decides tú, pero piensa que cuanto más tiempo dejes pasar peor será actualizarlo. Como consejo no dejes pasar más de una semana.

Diferencia el inventario.
Cuando hablamos de diferenciación hablamos de que hay productos de mayor rotación que otros. Por ejemplo, un bolígrafo tendrá mayor salida que una pantalla de ordenador. Esto te ayudará a la hora de realizar el inventario, hay muchos objetos que no debes revisar.

Por ejemplo, puedes añadir una columna en tu inventario para objetos de uso frecuente, y otra con objetos de carácter anual.

Gracias a estos consejos podrás llevar un inventario de oficina al día. Recuerda que te ayudará a optimizar recursos, reducir costes y a reponer aquellos materiales que se agoten.